Zastanawiasz się, co to są koszty uzyskania przychodu i jak je policzyć w swojej sytuacji? Chcesz płacić niższy podatek, ale nie wiesz, które wydatki możesz odliczyć? W tym tekście krok po kroku wyjaśniam, jak działają koszty dla przedsiębiorców, pracowników i osób na umowach cywilnoprawnych.
Definicja – co obejmują koszty uzyskania przychodu?
Z punktu widzenia prawa podatkowego koszty uzyskania przychodu to wszystkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania go albo zabezpieczenia jego źródła. Mówiąc prościej: jeśli bez danego wydatku trudno byłoby zarobić, utrzymać zarobek lub chronić jego źródło, mamy dużą szansę, że będzie to koszt podatkowy. Dochód do opodatkowania liczy się według prostego schematu: przychód – koszty uzyskania przychodu = dochód.
Aby wydatek stał się kosztem, musi spełnić kilka warunków. Powinien być poniesiony przez podatnika (z jego środków), mieć charakter definitywny (nie być zaliczką do ewentualnego zwrotu), być powiązany z działalnością zarobkową oraz właściwie udokumentowany. Nie może też znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów, opisanym w przepisach podatkowych.
Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów?
Co to są koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej w praktyce? To bardzo szeroka grupa wydatków, ale zawsze trzeba umieć uzasadnić ich związek z przychodem. W firmach najczęściej pojawiają się wydatki na biuro i zaplecze techniczne: czynsz, media, remonty, meble, sprzęt komputerowy, telefony czy abonament na internet. Dochodzą do tego płatności za księgowość, usługi prawne, reklamę, szkolenia oraz utrzymanie samochodów firmowych.
Do typowych kosztów przedsiębiorcy zalicza się najczęściej:
- zakup towarów handlowych i materiałów do produkcji,
- wynagrodzenia pracowników wraz ze składkami,
- opłaty za media, najem lokalu i serwisy online,
- koszty transportu, delegacji i podróży służbowych,
- amortyzację środków trwałych (np. samochodu, komputera, maszyn).
Nie każdy wydatek firmowy może jednak stać się kosztem podatkowym. Przepisy wyłączają między innymi wydatki na reprezentację (np. wystawne przyjęcia), odsetki od nieterminowo opłaconych podatków czy spłatę kapitału kredytu – do kosztów można ująć tylko faktycznie zapłacone odsetki. Ograniczone są także odpisy amortyzacyjne i ubezpieczenie AC dla samochodów osobowych powyżej 150 000 zł (oraz wyższej wartości dla aut elektrycznych).
Jakie koszty przysługują pracownikom?
Pracownicy etatowi też mają koszty uzyskania przychodu, choć rozliczają je inaczej niż przedsiębiorcy. Nie liczą każdego biletu czy wydatku osobno, tylko korzystają z ryczałtowych kwot określonych w ustawie o PIT. Pracodawca uwzględnia te kwoty przy naliczaniu zaliczek na podatek, a Ty widzisz je w informacji PIT-11.
Co ważne, wysokość tych kosztów nie zależy od realnych wydatków, które poniosłeś. Nawet jeśli chodzisz do pracy pieszo, podstawowe koszty i tak Ci przysługują. Wyróżnia się dwie główne grupy pracowników, dla których przyjęto inne kwoty:
- pracownik miejscowy – 250 zł miesięcznie i maksymalnie 3 000 zł rocznie przy jednym etacie, do 4 500 zł rocznie przy kilku etatach,
- pracownik dojeżdżający z innej miejscowości – 300 zł miesięcznie i do 3 600 zł rocznie przy jednym etacie, maksymalnie 5 400 zł rocznie przy kilku etatach.
Aby korzystać z podwyższonych kosztów (300 zł miesięcznie), miejsce Twojego zamieszkania musi znajdować się poza miejscowością, w której jest zakład pracy, i nie możesz otrzymywać dodatku za rozłąkę ani zwrotu kosztów dojazdu. Podwyższone koszty stosuje się po złożeniu oświadczenia u pracodawcy – obecnie robi się to przez formularz PIT-2. Jeśli wydajesz na dojazdy więcej niż wynosi ryczałt, możesz w zeznaniu rocznym wykazać koszty faktyczne z biletów imiennych, ale tylko dla transportu publicznego (np. kolej, autobus, komunikacja miejska).
Jak działają koszty przy umowach zlecenia, dzieła i prawach autorskich?
Osoby pracujące na umowie zlecenia rozliczają koszty inaczej niż etatowcy. Tu standardowo stosuje się 20% przychodu jako koszty uzyskania. Nie ma znaczenia, czy zleceniobiorca dojeżdża z innego miasta, czy wykonuje zlecenie zdalnie z domu – stawka procentowa pozostaje taka sama. W praktyce oznacza to, że przy wyższym wynagrodzeniu zleceniobiorca zwykle rozlicza znacznie większe koszty niż pracownik etatowy.
Przy umowach o dzieło podstawowa zasada jest podobna: koszty wynoszą 20% przychodu. Inaczej wygląda sytuacja, gdy w grę wchodzą prawa autorskie. Twórcy – programiści, graficy, architekci, dziennikarze czy muzycy – mogą stosować 50% koszty uzyskania przychodu do wynagrodzenia z tytułu przeniesienia praw autorskich. Łącznie można w ten sposób rozliczyć koszty do wysokości 120 000 zł w roku podatkowym.
Czy da się odliczyć jeszcze więcej? Tak, gdy twórca udokumentuje, że jego realne wydatki były wyższe niż wynika to z limitów procentowych, może zastosować koszty według faktycznie poniesionych kwot. Wymaga to jednak rzetelnej dokumentacji – faktur, rachunków czy umów – bo fiskus bardzo dokładnie analizuje tego typu rozliczenia.
Jak dokumentować koszty uzyskania przychodu?
Nawet najlepiej dobrane koszty nic nie dadzą, jeśli nie będą właściwie udokumentowane. W działalności gospodarczej podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów są faktury, rachunki, dokumenty celne oraz inne dowody księgowe zgodne z rozporządzeniem o prowadzeniu KPiR. Coraz częściej dokumenty te trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur – tam muszą zawierać m.in. dane kontrahenta, opis towaru lub usługi i wartość transakcji.
Niektóre wydatki można potwierdzić tzw. dowodem wewnętrznym. Dotyczy to na przykład części opłat za media w mieszkaniu wykorzystywanym do działalności, diet w podróży służbowej przedsiębiorcy czy opłat za parkowanie auta. Taki dowód musi zawierać datę, opis operacji, kwotę i podpis osoby, która poniosła wydatek. Do dowodu wewnętrznego dołącza się często bilet, paragon z parkometru albo inny dokument źródłowy.
Przedsiębiorcy, którzy czują się niepewnie w gąszczu przepisów, mogą skorzystać z pomocy biur rachunkowych lub doradców podatkowych. Dobrym punktem startu jest też sięgnięcie do specjalistycznych poradników online – więcej wyjaśnień znajdziesz na stronie: https://agape.com.pl/.
Koszty uzyskania przychodu wykazuje się później w rocznych deklaracjach PIT: przedsiębiorcy w formularzach PIT-36 czy PIT-36L, inwestorzy w PIT-38 i PIT-39, a pracownicy i zleceniobiorcy w PIT-37. Co to są koszty uzyskania przychodu w tych formularzach? To po prostu suma wydatków, które poprawnie zakwalifikowałeś, udokumentowałeś i wpisałeś do ewidencji. Od tej kwoty zależy, jak duża część Twoich zarobków pozostanie w kieszeni.
Materiał powstał przy współpracy z https://agape.com.pl/
Artykuł sponsorowany
