Czy można zwolnić pracownika bez podania przyczyny?

Zastanawiasz się, czy wolno zwolnić pracownika bez podania powodu i co grozi za błąd w wypowiedzeniu? W tym tekście znajdziesz wyjaśnienie, kiedy prawo wymaga wskazania przyczyny, a kiedy nie. Poznasz też przykłady bezpiecznych powodów zakończenia współpracy.

Czy można zwolnić pracownika bez podania przyczyny?

W polskim prawie pracy odpowiedź nie jest jednolita. Wszystko zależy od rodzaju umowy i od tego, kto składa wypowiedzenie. Art. 30 Kodeksu pracy określa podstawowe sposoby rozwiązania stosunku pracy, ale dopiero art. 30 § 4 przesądza o obowiązku podania przyczyny.

Przy umowie na czas nieokreślony pracodawca zawsze musi wskazać powód wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Bez tego ryzykuje zarzut naruszenia prawa i roszczenia z art. 45 K.p. (w przypadku wypowiedzenia) czy art. 56 K.p. (przy rozwiązaniu natychmiastowym). Inaczej wygląda sytuacja przy umowach terminowych oraz przy wypowiedzeniu składanym przez pracownika.

Kiedy pracodawca ma obowiązek podania przyczyny?

Obowiązek wynika wprost z przepisów. Pracodawca musi wskazać przyczynę, gdy rozwiązuje z pracownikiem:

Po pierwsze, umowę na czas nieokreślony za wypowiedzeniem. Po drugie, każdą umowę bez wypowiedzenia, niezależnie od tego, czy jest to umowa na okres próbny, na czas określony czy nieokreślony. Chodzi tu zarówno o zwolnienia „dyscyplinarne”, jak i bez winy pracownika.

Przepis nie nakłada takiego obowiązku na pracownika, który składa wypowiedzenie. Nie wymaga go też przy rozwiązaniu za porozumieniem stron ani przy wypowiedzeniu umowy na czas określony czy na okres próbny. W tych przypadkach wypowiedzenie może być wręczone bez wskazywania powodów, choć z punktu widzenia relacji często warto je wyjaśnić ustnie.

Kiedy można rozstać się bez wskazywania powodu?

Są trzy sytuacje, w których z perspektywy przepisów przyczyna nie musi znaleźć się w piśmie, choć faktycznie zawsze istnieje w tle. Pierwsza to porozumienie stron. Tu strony ustalają datę i zasady zakończenia współpracy i nie muszą ujawniać motywów w treści dokumentu.

Druga to wypowiedzenie umowy terminowej (na czas określony lub na okres próbny) z inicjatywy pracodawcy. Trzecia – wypowiedzenie złożone przez pracownika, bez względu na rodzaj umowy. W tych przypadkach brak przyczyny w dokumencie nie narusza art. 30 § 4 K.p., choć nadal obowiązują inne ograniczenia, jak ochrona kobiet w ciąży czy ochrona działaczy związkowych.

Wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony przez pracodawcę bez wskazania przyczyny jest naruszeniem art. 30 § 4 Kodeksu pracy i otwiera drogę do roszczeń pracownika przed sądem pracy.

Jak sformułować przyczynę wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony?

Przyczyna nie może być przypadkowa. Sąd Najwyższy konsekwentnie podkreśla, że musi być rzeczywista, konkretna i zrozumiała dla pracownika. Nie wystarczy powtórzenie ogólnikowych zwrotów z ustawy ani użycie pustych formuł.

W praktyce oznacza to konieczność powiązania przyczyny z konkretnymi faktami, datami, zachowaniami lub decyzjami organizacyjnymi. Stopień szczegółowości zależy od rodzaju pracy i stanowiska, ale pracownik powinien po lekturze pisma umieć wskazać, o jakie sytuacje chodzi.

Jakie sformułowania są zbyt ogólne?

W orzecznictwie szczególnie wyraźnie wskazano, że samo stwierdzenie „niewłaściwe wywiązywanie się z obowiązków” nie spełnia wymogu konkretyzacji przyczyny. Podobnie sformułowanie „pracownik pracuje źle” czy „nie spełnia oczekiwań” jest zbyt mgliste, jeśli nie towarzyszą mu wskazane sytuacje, okresy, uchybienia.

Z kolei określenie „brak dyscypliny pracy” może być uznane za wystarczające, jeśli wcześniej pracodawca dokumentował spóźnienia, nieusprawiedliwione wyjścia czy inne naruszenia i pracownik znał te zarzuty z pisemnych upomnień. Wtedy ogólny zwrot staje się podsumowaniem całej, udokumentowanej historii.

Czym jest przyczyna rzeczywista, a czym pozorna?

Przyczyna rzeczywista to powód, który faktycznie legł u podstaw decyzji o wypowiedzeniu. Sąd bada go zawsze w odniesieniu do treści pisma, a nie do później dorabianych argumentów. Przyczyna pozorna to taka, która w rzeczywistości nie wystąpiła, jest nieprawdziwa lub została „wymyślona” na potrzeby zwolnienia.

Sąd Najwyższy wprost wskazał, że podanie w oświadczeniu o wypowiedzeniu przyczyny nierzeczywistej jest równoznaczne z brakiem przyczyny. W efekcie – choć formalnie pracodawca coś napisał – traktuje się to tak, jakby obowiązek z art. 30 § 4 nie został spełniony. To otwiera drogę do roszczeń o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie.

Jak bardzo trzeba uszczegółowić powód zwolnienia?

Sądy dopuszczają wskazanie kategorii zdarzeń, jeśli z całokształtu sytuacji wynika, że pracownik zna szczegóły. Można więc odwołać się do „utraty zaufania” czy „powtarzających się nieobecności”, o ile wcześniej pracownik otrzymywał pisemne uwagi lub był konfrontowany z konkretnymi faktami.

Nie trzeba natomiast wpisywać w oświadczeniu każdej daty, numeru dokumentu czy dokładnych cytatów z notatek. Wystarczy taki opis, który pozwala zindywidualizować zdarzenia w czasie i miejscu. Przykładowo: „powtarzające się, udokumentowane spóźnienia od stycznia do marca 2024 r., pomimo wcześniejszych pisemnych upomnień”.

• przyczyna powinna nawiązywać do faktów znanych pracownikowi,
• opis ma pozwalać na identyfikację okresu i rodzaju uchybień,
• nie trzeba przytaczać całej historii, ale trzeba wskazać jej oś,
• warto powiązać przyczynę z konsekwencjami dla firmy (np. spadek wyników, dezorganizacja pracy).

Jakie przyczyny rozwiązania umowy na czas nieokreślony są najczęściej stosowane?

Prawo nie tworzy zamkniętej listy powodów, dla których można zakończyć współpracę. Katalog przyczyn kształtuje się na podstawie orzecznictwa Sądu Najwyższego i praktyki sądów pracy. Ważne, aby powód był uzasadniony, konkretny oraz rzeczywiście wystąpił.

Można wyróżnić dwie grupy: przyczyny leżące po stronie pracownika i po stronie pracodawcy (organizacyjne). W każdej z nich znajdują się zarówno zachowania zawinione, jak i sytuacje niezależne od pracownika, ale wpływające na możliwość dalszego zatrudnienia.

Przyczyny po stronie pracownika

Do najczęściej podawanych należą różne formy nienależytego wykonywania obowiązków. To mogą być zarówno poważne naruszenia, jak i mniej drastyczne, ale powtarzające się zaniedbania. Liczy się skala, częstotliwość oraz wpływ na interes pracodawcy.

W orzecznictwie jako dopuszczalne przyczyny wypowiedzenia wskazywano m.in.: brak staranności, długotrwałą chorobę, utraconą efektywność na samodzielnym stanowisku, a nawet brak właściwych relacji służbowych, jeśli utrudniają współpracę. Znaczenie ma też zachowanie wobec procedur i poleceń służbowych.

• niewykonywanie lub niestaranne wykonywanie obowiązków,
• nieprzestrzeganie zasad BHP czy procedur wewnętrznych,
• wykorzystywanie stanowiska do celów sprzecznych z interesem pracodawcy,
• podejmowanie działalności konkurencyjnej lub odmowa podpisania umowy o zakazie konkurencji.

Przyczyny po stronie pracodawcy

Druga ważna grupa to powody niezależne od pracownika, wynikające z organizacji firmy. Należą do niej likwidacja stanowiska, reorganizacja działu, zmniejszenie zatrudnienia czy ograniczenie zakresu działalności. W takich przypadkach pracodawca musi umieć wykazać realność zmian.

Samo hasło „reorganizacja” nie wystarczy. W piśmie warto doprecyzować, jaki dział lub stanowisko jest likwidowane, z jakich przyczyn ekonomicznych lub organizacyjnych oraz dlaczego właśnie ten pracownik traci pracę, jeśli podobnych stanowisk jest kilka.

Czy można rozwiązać umowę bez wypowiedzenia i bez podania przyczyny?

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia to najsilniejszy środek po stronie pracodawcy. Zawsze wymaga pisemnego oświadczenia z dokładnie wskazaną przyczyną. Nie ma tu miejsca na lakoniczne formuły ani na „brak powodu”.

Kodeks pracy przewiduje dwie grupy takich sytuacji: z winy pracownika (zwolnienie dyscyplinarne) oraz bez winy pracownika, gdy nieobecność w pracy trwa zbyt długo. W obu przypadkach przyczyna musi mieścić się w ustawowych przesłankach i zostać konkretnie opisana.

Kiedy wchodzi w grę zwolnienie dyscyplinarne?

Do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika dochodzi wyjątkowo. Pracodawca może sięgnąć po ten tryb, gdy pracownik:

Po pierwsze, dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. Obejmuje to zachowanie bezprawne, zawinione oraz zagrażające interesom pracodawcy. Przykładami są praca w stanie nietrzeźwości, odmowa wykonywania poleceń czy rażące naruszenie zasad lojalności.

Po drugie, popełnił w czasie trwania zatrudnienia przestępstwo uniemożliwiające dalszą pracę na zajmowanym stanowisku, które jest oczywiste lub stwierdzone prawomocnym wyrokiem. Po trzecie, utracił z własnej winy uprawnienia konieczne do pracy, jak np. kierowca tracący prawo jazdy za rażące naruszenia przepisów drogowych.

Kiedy można rozwiązać umowę bez winy pracownika?

Druga grupa to przypadki długotrwałej, usprawiedliwionej nieobecności. Pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, gdy niezdolność do pracy z powodu choroby trwa ponad określone w ustawie okresy, różne w zależności od stażu pracy i rodzaju choroby.

Może to być np. niezdolność trwająca dłużej niż 3 miesiące przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy albo dłużej niż łączny okres pobierania wynagrodzenia, zasiłku chorobowego i 3 pierwszych miesięcy świadczenia rehabilitacyjnego przy dłuższym stażu. Podobna zasada dotyczy innych usprawiedliwionych nieobecności trwających ponad miesiąc.

Jakie ryzyko ponosi pracodawca przy błędnym wypowiedzeniu?

Jeśli pracodawca naruszy przepisy przy rozwiązywaniu umowy, pracownik może wnieść pozew do sądu pracy. To dzieje się często wtedy, gdy przyczyna nie została wskazana, jest niejasna, pozorna lub nie mieści się w ustawowych granicach dla danego trybu rozwiązania umowy.

W procesie to pracodawca ma obowiązek wykazać, że dopełnił wszystkich wymogów formalnych, że pismo zawierało przyczynę i pouczenie o prawie odwołania oraz że podany powód istniał i uzasadniał zakończenie zatrudnienia w wybranej formie.

Jakie roszczenia przysługują pracownikowi?

Pracownik zatrudniony na czas nieokreślony, który został zwolniony z naruszeniem prawa, może żądać przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach albo odszkodowania. Jego wysokość odpowiada wynagrodzeniu za okres wypowiedzenia, który powinien obowiązywać przy danej umowie.

Przy umowach na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy przysługuje co do zasady odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać, jednak nie więcej niż za 3 miesiące. Zdarza się, że sąd zamiast przywrócenia do pracy zasądza odszkodowanie, np. gdy do końca umowy pozostało niewiele czasu.

Niewskazanie w wypowiedzeniu umowy na czas nieokreślony realnej, zrozumiałej przyczyny bywa wystarczającą podstawą do uznania wypowiedzenia za naruszające przepisy i zasądzenia odszkodowania.

Kiedy konieczne są konsultacje ze związkami zawodowymi?

W firmach, w których działają organizacje związkowe, pracodawca ma dodatkowy obowiązek. Przed rozwiązaniem umowy bez wypowiedzenia musi ustalić, czy pracownik jest członkiem związku lub czy organizacja chce bronić jego interesów. Jeśli tak, powinien przekazać jej zawiadomienie o zamiarze zwolnienia i planowane oświadczenie.

Związek ma zwykle 3 dni na przedstawienie opinii. Nie jest ona wiążąca, ale pracodawca musi się z nią zapoznać przed podjęciem ostatecznej decyzji. Brak takiej konsultacji może zostać oceniony przez sąd jako naruszenie procedury i wzmocnić pozycję pracownika w sporze.

Jak „godnie się rozstać” z pracownikiem na czas nieokreślony?

Przykład pana Jakuba, który chce zakończyć współpracę z długo nieobecną pracownicą prowadzącą działalność gospodarczą, dobrze pokazuje, jak wiele wątków trzeba zważyć przed wręczeniem wypowiedzenia. Chodzi tu o długą absencję, prowadzenie firmy równolegle do etatu oraz obniżoną wydajność po powrocie.

W takiej sytuacji warto zbudować solidne podstawy: udokumentować problemy z efektywnością, porozmawiać z pracownicą o łączeniu działalności i etatu, jasno przedstawić oczekiwania co do jakości pracy. Dopiero gdy te działania nie przyniosą poprawy, można rozważyć wypowiedzenie z powodu nienależytego wykonywania obowiązków lub utraty zaufania – konkretnie opisanych w piśmie.

W każdym przypadku jedno pozostaje wspólne: przy umowie na czas nieokreślony pracodawca nie może zwolnić pracownika „bez powodu”. Przyczyna musi znaleźć się w wypowiedzeniu, być prawdziwa, zrozumiała i dać się obronić przed sądem pracy.