Ile dni pracy zdalnej zgodnie z kodeksem pracy?

Planujesz pracę zdalną i zastanawiasz się, ile dni dopuszcza aktualny Kodeks pracy? Z tego tekstu dowiesz się, jak działa limit 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej i czym różni się on od zwykłego home office. Poznasz też zasady, które musi spełnić pracodawca, gdy praca zdalna ma stały lub hybrydowy charakter.

Ile dni pracy zdalnej dopuszcza Kodeks pracy?

W polskim prawie pojawiają się obecnie dwie zupełnie różne kategorie: praca zdalna regularna (stała lub hybrydowa) oraz praca zdalna okazjonalna. Limit dni dotyczy tylko tej drugiej grupy, natomiast w przypadku pracy zdalnej regularnej Kodeks pracy nie wprowadza sztywnej liczby dni. Liczy się tu uzgodnienie stron i treść umowy lub porozumienia.

Przy pracy zdalnej okazjonalnej ustawodawca wprowadził wyraźny limit. Pracownik może wnioskować o taki tryb maksymalnie na 24 dni w roku kalendarzowym. Ten limit obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku i nie może zostać ani zwiększony, ani obniżony przepisami wewnętrznymi firmy. Państwowa Inspekcja Pracy wprost wskazuje, że każda próba „rozciągnięcia” tego limitu w regulaminie pracy narusza przepisy Kodeksu pracy.

Na czym polega limit 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej?

Okazjonalna praca zdalna ma charakter doraźny i wynika zawsze z wniosku pracownika. Nie ma tu żadnej procedury uzgodnieniowej jak przy stałym home office. Pracodawca może taki wniosek przyjąć albo odrzucić, bez obowiązku wyjaśniania przyczyn. Ustawodawca pozostawił tu sporą swobodę organizacyjną po stronie firmy.

Limit 24 dni w roku dotyczy każdego zatrudnionego, niezależnie od wymiaru etatu czy rozkładu godzin w danym dniu. Nie ma znaczenia, czy ktoś pracuje na pełen etat, czy na 1/2 etatu. Dzień pracy zdalnej okazjonalnej liczy się jako dzień kalendarzowy, a nie liczba przepracowanych godzin. Pracownik może złożyć wniosek o pojedynczy dzień, kilka dni łącznie lub od razu o całą pulę.

Co po przekroczeniu 24 dni pracy zdalnej?

Pytanie pojawia się szybko: co jeśli pracownik wykorzysta wszystkie 24 dni, a nadal chce pracować z domu od czasu do czasu? Tu przepisy są jednoznaczne. Wszelka praca zdalna ponad limit 24 dni okazjonalnych przestaje być traktowana jako okazjonalna. Zaczyna wchodzić w reżim regularnej pracy zdalnej, czyli stałej lub hybrydowej, ze wszystkimi konsekwencjami po stronie pracodawcy.

Jeżeli po wyczerpaniu limitu pracownik składa kolejny wniosek o świadczenie pracy z domu, taki wniosek należy traktować jak prośbę o wprowadzenie zwykłej pracy zdalnej. Wówczas pojawia się obowiązek określenia zasad: pokrywania kosztów, zapewnienia narzędzi, wdrożenia odpowiednich procedur BHP i ochrony danych. Nie można już udawać, że to nadal „okazjonalne” rozwiązanie.

Czym różni się praca zdalna okazjonalna od pracy zdalnej regularnej?

Różnice między obiema formami są istotne zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Dotyczą liczby dni, obowiązków kosztowych oraz dokumentacji. W praktyce dobrze rozumieć, gdzie kończy się prosty home office „na prośbę”, a zaczyna pełnoprawna praca zdalna ze wszystkimi wymogami Kodeksu pracy.

Okazjonalna praca zdalna nie wymaga żadnego porozumienia związkowego, regulaminu czy szczegółowych procedur. Z kolei praca zdalna regularna musi zostać uregulowana formalnie – albo w porozumieniu ze związkami zawodowymi, albo w regulaminie ustalonym przez pracodawcę po konsultacji z przedstawicielami pracowników, albo w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.

Jak inicjowana jest praca zdalna?

Regułą jest, że praca zdalna regularna wymaga uzgodnienia między pracownikiem a pracodawcą. Do takiego uzgodnienia może dojść już przy zawieraniu umowy o pracę lub w późniejszym okresie, w formie zmiany warunków zatrudnienia. Nie jest wymagana klasyczna forma pisemna aneksu, dopuszczalne są także uzgodnienia elektroniczne, ale warto je dokumentować.

W czasie szczególnych okoliczności, takich jak stan nadzwyczajny, stan epidemii lub zagrożenia epidemicznego, a także w przypadku działania siły wyższej (np. pożar czy zalanie zakładu pracy), pracodawca może polecić pracę zdalną jednostronnie. Warunkiem jest oświadczenie pracownika, że ma warunki lokalowe i techniczne do jej wykonywania. Takie polecenie może zostać cofnięte z jednodniowym wyprzedzeniem.

Jak wygląda wniosek o pracę zdalną okazjonalną?

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną składa wyłącznie pracownik. Dokument może mieć postać papierową albo elektroniczną. Ustawa nie wskazuje terminu, w jakim taki wniosek powinien zostać złożony. Przyjmuje się, że najpóźniej powinno to nastąpić przed rozpoczęciem pracy w dniu, w którym ma być świadczona praca zdalna. W praktyce im wcześniej, tym większa szansa na pozytywną decyzję.

Pracodawca może zaakceptować proponowany przez pracownika okres lub zaproponować inne dni. Nie ma też obowiązku uzasadniania odmowy. Z drugiej strony musi pilnować, aby w skali roku nie doszło do przekroczenia nieprzekraczalnego limitu 24 dni. Kontrola tego limitu powinna być prowadzona choćby w systemie kadrowym lub poprzez odpowiednie adnotacje w ewidencji czasu pracy.

Jak długo można pracować zdalnie bez limitu dni?

Praca zdalna regularna – niezależnie od tego, czy jest to pełny home office, czy model hybrydowy – nie ma w Kodeksie pracy liczbowego limitu dni. Strony mogą się umówić, że pracownik będzie pracował z domu przez cały tydzień lub np. 3 dni w domu i 2 dni w biurze. Taki układ wymaga jednak spełnienia innych warunków niż praca okazjonalna.

Przy stałej lub częściowej pracy zdalnej wchodzą w grę obszerne obowiązki pracodawcy. Chodzi przede wszystkim o zapewnienie narzędzi pracy, pokrycie kosztów, ocenę ryzyka zawodowego i wdrożenie zasad ochrony danych. Z perspektywy firmy im dłużej trwa praca zdalna, tym większe znaczenie mają precyzyjne regulacje wewnętrzne.

Jakie dokumenty regulują długotrwałą pracę zdalną?

Przy pracy zdalnej regularnej zasady jej wykonywania powinny wynikać z jednego z trzech źródeł. Pierwszym jest porozumienie zawarte między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Drugim – regulamin wydany przez pracodawcę, jeśli nie doszło do porozumienia lub u pracodawcy nie działa związek zawodowy. Trzecim – indywidualne porozumienie z pracownikiem, zwłaszcza w mniejszych firmach.

W takich dokumentach trzeba wskazać między innymi grupy pracowników, którzy mogą pracować zdalnie, zasady pokrywania kosztów, tryb kontroli pracy i BHP oraz procedury ochrony danych osobowych. Pracodawca powinien także opisać sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy i reguły instalacji, serwisu oraz inwentaryzacji przekazanego sprzętu.

Jak długo trwa praca zdalna na polecenie pracodawcy?

Polecenie pracy zdalnej wydane z powodu epidemii albo siły wyższej ma charakter czasowy. Obowiązuje przez okres trwania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego oraz przez 3 miesiące po ich odwołaniu. W przypadku zdarzeń losowych, takich jak powódź czy pożar, praca zdalna trwa tyle, ile potrzeba do przywrócenia w zakładzie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Polecenie może być cofnięte w dowolnym momencie, z co najmniej jednodniowym uprzedzeniem. Jeżeli warunki lokalowe pracownika się zmienią i nie pozwalają już na bezpieczne wykonywanie pracy, musi on poinformować o tym pracodawcę, który niezwłocznie cofa polecenie pracy zdalnej. To zabezpiecza zarówno interesy firmy, jak i bezpieczeństwo pracownika.

Jakie obowiązki ma pracodawca przy pracy zdalnej?

Wraz z wejściem w życie nowych regulacji (7 kwietnia 2023 r.) Kodeks pracy wyraźnie rozszerzył katalog obowiązków, które ciążą na pracodawcy przy zdalnym modelu pracy. Dla pracy zdalnej regularnej lista zadań jest szeroka, a część z nich ma także zastosowanie przy pracy zdalnej okazjonalnej, choć w ograniczonym zakresie.

Na pierwszy plan wysuwają się kwestie techniczne, finansowe oraz BHP. Ustawodawca założył, że praca wykonywana poza biurem nie może być dla pracownika droższa ani bardziej ryzykowna niż ta w siedzibie firmy. Dlatego większość kosztów i odpowiedzialności spada na pracodawcę, jeśli tylko praca zdalna wykracza poza próg 24 dni okazjonalnych.

Sprzęt, koszty i rozliczenia

Pracodawca musi zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do pracy zdalnej. Może też umówić się z pracownikiem, że ten wykorzysta sprzęt prywatny, np. własny komputer lub telefon. Warunkiem jest zapewnienie bezpieczeństwa pracy oraz ochrony danych. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny lub ryczałt.

Firma pokrywa także koszty instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy, a poza tym koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej. Zwrot tych kosztów, a także wypłacany ekwiwalent lub ryczałt nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie podlegają więc ani opodatkowaniu, ani oskładkowaniu.

W praktyce ustalenie i opisanie zasad tych rozliczeń warto ująć w regulaminie lub porozumieniu, obejmując m.in.:

• metodę wyliczania wysokości ryczałtu za prąd i Internet,
• rodzaje sprzętu, który może być używany prywatnie,
• procedury zgłaszania awarii i serwisu narzędzi pracy,
• zasady inwentaryzacji i zwrotu sprzętu przy zakończeniu pracy zdalnej.

BHP i ochrona danych przy pracy zdalnej

Pracodawca ma obowiązek opracować ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej. Może przygotować ocenę uniwersalną dla grup stanowisk, a następnie na jej podstawie sporządzić informację o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej. Taka informacja obejmuje organizację stanowiska pracy, zasady postępowania po zakończeniu pracy oraz sposób działania w sytuacjach awaryjnych.

Nie wszystkie obowiązki BHP, które obowiązują w zakładzie pracy, przenoszą się do domu pracownika. Na przykład organizacja stanowiska według zasad BHP spoczywa w dużej mierze na pracowniku. Jednocześnie prawo wyklucza możliwość powierzania przy pracy zdalnej zadań szczególnie niebezpiecznych, z przekroczeniem dopuszczalnych norm czynników fizycznych w pomieszczeniach mieszkalnych czy przy użyciu substancji szkodliwych, pylących lub radioaktywnych.

Oddzielnym blokiem wymagań jest ochrona danych. Z tego powodu pracodawca powinien:

1. opracować procedury ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej,
2. przeprowadzić szkolenia i instruktaż dla pracowników,
3. zapewnić bezpieczne narzędzia komunikacji i przechowywania plików,
4. uregulować zasady kontroli przestrzegania tych procedur w miejscu pracy zdalnej.

Kto może żądać pracy zdalnej i czy może ją przerwać?

Nowe przepisy nie tylko opisują limity dni i obowiązki pracodawcy, ale też wzmacniają pozycję pewnych grup pracowników. Chodzi przede wszystkim o osoby, którym przysługuje prawo do pracy zdalnej na wiążący wniosek. W ich przypadku pracodawca może odmówić tylko w wyjątkowych sytuacjach, związanych z rodzajem lub organizacją pracy.

Do tej grupy należą między innymi kobiety w ciąży, rodzice dzieci do 4. roku życia oraz rodzice dzieci z niepełnosprawnością. Uprawnieni są także pracownicy opiekujący się dorosłymi osobami niepełnosprawnymi we wspólnym gospodarstwie domowym. W ich przypadku praca zdalna nie jest już tylko dobrą wolą pracodawcy, lecz realnym uprawnieniem.

Kto ma prawo do wiążącego wniosku o pracę zdalną?

W przepisach wymieniono precyzyjnie kategorie pracowników, wobec których pracodawca powinien co do zasady zaakceptować wniosek o pracę zdalną. Lista obejmuje między innymi:

pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także rodziców dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności, umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności albo zaświadczeniem wydanym w ramach programu „Za życiem”. Do tej grupy zaliczają się też pracownicy opiekujący się innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą ze wspólnego gospodarstwa domowego, posiadającą stosowne orzeczenie.

Odmowa jest możliwa tylko wtedy, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie da się pogodzić z rodzajem danego zajęcia lub sposobem jego organizacji. Pracodawca ma wówczas obowiązek poinformować o przyczynie odmowy. Musi to zrobić na piśmie, w terminie 7 dni roboczych od otrzymania wniosku.

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną przekraczającą limit 24 dni należy traktować jak prośbę o wprowadzenie regularnej pracy zdalnej, z pełnym pakietem obowiązków po stronie pracodawcy.

Czy można cofnąć zgodę na pracę zdalną?

Jeśli praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, zarówno pracownik, jak i pracodawca mają prawo wystąpić z wnioskiem o powrót do pracy stacjonarnej. Strony ustalają wtedy termin przywrócenia poprzednich warunków. Gdy nie ma zgody co do daty, powrót następuje po 30 dniach od złożenia wniosku przez jedną ze stron.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy praca zdalna została wprowadzona na wiążący wniosek pracownika z uprzywilejowanej grupy, np. rodzica małego dziecka. W takim przypadku zakończenie pracy zdalnej jest możliwe, gdy dalsze jej wykonywanie nie jest możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy. To ogranicza ryzyko nadużyć i nagłego cofania zgody tylko z powodu zmiany preferencji po stronie firmy.