Kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Masz wrażenie, że pracodawca dowolnie decyduje, czy pozwoli Ci na home office? Z tego artykułu dowiesz się, kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej, a kiedy jego decyzja powinna być szczególnie dobrze uzasadniona. Poznasz też przykłady, które pomogą Ci ocenić Twoją sytuację.

Czym jest praca zdalna i jakie ma warianty?

Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna jest uregulowana bezpośrednio w Kodeksie pracy. To już nie doraźna instytucja z „ustawy covidowej”, ale stały element polskiego prawa pracy. Ustawodawca doprecyzował zasady, bo wcześniejsze przepisy były zbyt ogólne i nie nadążały za realiami rynku.

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo poza zakładem pracy, w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Najczęściej jest to dom, ale może to być inne miejsce spełniające wymagania techniczne, np. wynajęte biuro czy mieszkanie w innym mieście. Warunkiem są narzędzia i łącze internetowe pozwalające na kontakt na odległość.

Rodzaje pracy zdalnej

Przepisy wyróżniają kilka sposobów wykonywania pracy zdalnej, co ma duże znaczenie dla możliwości odmowy przez pracodawcę. Z perspektywy zatrudnionego inaczej wygląda praca zdalna wpisana w umowę, a inaczej jednorazowy home office na wniosek.

Można wskazać trzy główne warianty:

• „zwykła” praca zdalna uzgodniona w umowie o pracę lub porozumieniu w trakcie zatrudnienia,
• praca zdalna na polecenie pracodawcy, np. przy stanie epidemii lub sile wyższej,
• okazjonalna praca zdalna – maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym na wniosek pracownika.

Każdy z tych wariantów wiąże się z innym stopniem „mocy” po stronie pracownika. W stałej pracy zdalnej zasady określa porozumienie albo regulamin. W home office zarządzonym jednostronnie przez firmę dominującą rolę ma ryzyko pracodawcy i BHP. Natomiast przy okazjonalnej pracy zdalnej to wniosek pracownika uruchamia całą procedurę.

Prace wyłączone z pracy zdalnej

Nie każdą pracę da się przenieść do mieszkania pracownika. Kodeks wprost zakazuje wykonywania zdalnie określonych rodzajów zadań, bo nie da się przy nich zapewnić bezpiecznych warunków w typowym lokalu mieszkalnym.

Praca zdalna nie obejmuje w szczególności prac:

• szczególnie niebezpiecznych,
• powodujących przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• związanych z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
• związanych z wydzielaniem się czynników biologicznych, substancji radioaktywnych, uciążliwych zapachów,
• wywołujących intensywne brudzenie otoczenia.

W tych przypadkach pracodawca nie tylko może, ale wręcz musi odmówić pracy zdalnej. Nie jest to kwestia jego dobrej woli, lecz obowiązków z zakresu BHP.

Kto ma szczególne prawo do pracy zdalnej?

Czy praca zdalna przysługuje każdemu na życzenie? Nie. Zasadą jest, że to pracodawca decyduje, czy wprowadzi taki model w firmie. Jednocześnie Kodeks pracy wyróżnia uprzywilejowane grupy pracowników, których wnioski powinny być co do zasady uwzględniane.

Chodzi o pracowników, którym z różnych względów łatwiej jest łączyć życie prywatne z zawodowym, gdy część zadań wykonują z domu. Ich sytuacja została wprost ujęta w art. 67(19) § 6 Kodeksu pracy i w przepisach o elastycznej organizacji pracy.

Uprzywilejowane grupy pracowników

W praktyce najczęściej o pracę zdalną w trybie „uprzywilejowanym” wnioskują rodzice małych dzieci i opiekunowie osób z niepełnosprawnościami. Lista jest jednak szersza i bardzo precyzyjna.

Pracodawca jest co do zasady zobowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną, gdy składa go m.in.:

• pracownica w ciąży, w tym także przy tzw. ciąży powikłanej,
• pracownik wychowujący dziecko do ukończenia 4. roku życia,
• pracownik sprawujący opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub osobą ze wspólnego gospodarstwa domowego z orzeczeniem o niepełnosprawności lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• rodzic dziecka z zaświadczeniem „Za życiem” o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub chorobie zagrażającej życiu,
• rodzic dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności albo umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• rodzic dziecka z opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczeniem o zajęciach rewalidacyjno-wychowawczych.

W wielu przypadkach ustawodawca zaznacza, że uprawnienie to nie wygasa po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia – ważne jest samo orzeczenie o stanie zdrowia. Dla pracodawcy to sygnał, że wniosek tej osoby ma szczególną wagę.

Czy taki wniosek jest zawsze wiążący?

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że pracodawca musi w każdym przypadku zgodzić się na pracę zdalną uprzywilejowanego pracownika. Tak nie jest. Ustawodawca pozostawił furtkę, którą firmy często się posługują.

Pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek, chyba że jego realizacja nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. To właśnie te dwa pojęcia najczęściej pojawiają się w uzasadnieniach odmowy.

Kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

W każdym modelu zatrudnienia pojawiają się sytuacje, w których home office po prostu nie zadziała. Pracodawca musi wtedy zważyć interes organizacji i uprawnienia pracownika. Kodeks pracy wskazuje precyzyjne ramy dopuszczalnej odmowy.

Można wyróżnić trzy główne grupy przyczyn:

Pracodawca może odmówić pracy zdalnej, gdy jest to sprzeczne z organizacją pracy, rodzajem wykonywanych zadań lub wynika z przepisów BHP zakazujących świadczenia niektórych prac w warunkach domowych.

Rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika

Najbardziej oczywista bariera to sam charakter pracy. Są zawody, które wymagają bezpośredniej obecności w zakładzie, u klienta lub przy maszynie. Nie da się przenieść ich do mieszkania bez utraty sensu stanowiska.

Przykładowo na pracę zdalną zwykle nie mogą liczyć osoby, które:

• obsługują maszyny lub specjalistyczne urządzenia znajdujące się wyłącznie w zakładzie,
• wykonują prace fizyczne, np. w magazynie, produkcji, na budowie,
• muszą zapewnić stały kontakt bezpośredni z klientem, np. sprzedawcy w sklepie stacjonarnym,
• pracują w laboratoriach, przy aparaturze badawczej, w warsztatach serwisowych.

Jeżeli pracownik sklepu odzieżowego, którego głównym zadaniem jest obsługa klienta na sali sprzedaży, złoży wniosek o home office, pracodawca może odmówić z powodu niemożności świadczenia pracy poza sklepem. Podobnie technik laboratoryjny, który potrzebuje dostępu do urządzeń wyłącznie w siedzibie firmy.

Organizacja pracy w firmie

Drugim częstym powodem odmowy jest organizacja pracy. Chodzi o sytuacje, w których w teorii zadania można by wykonywać zdalnie, ale sposób zorganizowania procesów w firmie powoduje, że wymagana jest obecność w biurze.

Dotyczy to np. stanowisk:

• pracujących na dokumentach, których nie wolno wynosić ani udostępniać zdalnie z uwagi na ochronę danych,
• ściśle powiązanych z bieżącą współpracą z zespołem na miejscu,
• dla których inspektor ochrony danych lub audytor narzucił zakaz pracy spoza biura,
• związanych z obsługą klientów, którzy przychodzą wyłącznie do siedziby.

Dobrym przykładem jest pracownik kadr, który prowadzi akta osobowe w formie papierowej i pracuje w podmiocie, gdzie nie wprowadzono elektronicznego systemu kadrowego. Gdy regulacje wewnętrzne i zalecenia inspektora danych zabraniają wynoszenia akt, pracodawca może powołać się na organizację pracy przy odmowie.

Brak warunków lokalowych i technicznych

Praca zdalna wymaga nie tylko zgody firmy, ale też oświadczenia pracownika, że posiada on warunki lokalowe i techniczne. Chodzi o możliwość zapewnienia właściwego miejsca pracy, sprzętu i łącza internetowego.

Jeżeli pracownik:

• nie ma dostępu do stabilnego internetu lub sprzętu spełniającego wymagania,
• nie dysponuje miejscem, gdzie da się zachować poufność danych,
• nie jest w stanie spełnić wymogów BHP w warunkach domowych,
• wycofa swoje wcześniejsze oświadczenie o posiadaniu warunków,

pracodawca może odmówić lub cofnąć polecenie pracy zdalnej. Gdy pracownik zgłosi zmianę warunków uniemożliwiających home office, firma ma obowiązek niezwłocznie odwołać pracę zdalną i przywrócić pracę w siedzibie.

Czy można odmówić okazjonalnej pracy zdalnej?

Nowelizacja wprowadziła nowy instrument – okazjonalną pracę zdalną. To rozwiązanie dla pracowników, którzy potrzebują pojedynczych dni home office, np. z powodu wizyty serwisanta, wyjazdu czy chwilowych obowiązków rodzinnych.

Okazjonalna praca zdalna ma kilka stałych cech: jej wymiar nie może przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym, jest zawsze inicjowana wnioskiem pracownika i nie wymaga uzasadnienia. Przepisy nie nakładają też na pracodawcę obowiązku pokrywania kosztów takiej formy pracy w takim samym zakresie jak przy stałej pracy zdalnej.

Odmowa przy home office okazjonalnym

W odróżnieniu od wniosków składanych przez uprzywilejowane grupy, wniosek o okazjonalną pracę zdalną nie jest wiążący dla pracodawcy. Firma może go odrzucić bez obowiązku podawania przyczyny, choć w praktyce często warto ją wskazać.

Typowe sytuacje, w których pojawia się odmowa to:

• wykorzystanie już pełnego limitu 24 dni w danym roku,
• konieczność obecności całego działu w biurze z powodu kontroli lub audytu,
• zaplanowane spotkania wymagające fizycznej obecności,
• okres zwiększonego ruchu w firmie, gdy obecność na miejscu jest niezbędna.

Przepisy nie nakazują formalnego uzasadnienia takiej odmowy, ale pisemne lub elektroniczne wyjaśnienie pomaga uniknąć zarzutów o dyskryminację czy nierówne traktowanie. Zwłaszcza gdy w tym samym czasie inni pracownicy otrzymali zgodę.

Jak powinna wyglądać formalna odmowa pracy zdalnej?

Nie każda odmowa jest równoważna. Przy niektórych grupach pracowników pracodawca ma konkretne obowiązki formalne. Z punktu widzenia PIP liczą się przede wszystkim terminy i istnienie uzasadnienia, a nie to, czy firma rzeczywiście nie mogła zastosować home office.

Główny Inspektorat Pracy zapowiedział, że podczas kontroli inspektorzy będą sprawdzać, czy został zachowany termin 7 dni roboczych na poinformowanie o odmowie i czy wskazano przyczynę w sytuacjach, gdy przepisy tego wymagają.

Treść pisma z odmową

Odmowa pracy zdalnej powinna zostać przekazana w formie papierowej lub elektronicznej. W piśmie warto zawrzeć następujące elementy:

• miejscowość i datę sporządzenia,
• dane pracownika i pracodawcy,
• wskazanie wniosku, którego odpowiedź dotyczy (data, rodzaj wniosku),
• jasną informację o odmowie uwzględnienia wniosku,
• konkretną przyczynę odmowy – np. rodzaj pracy lub organizacja pracy,
• termin, od którego pracownik powinien świadczyć pracę w biurze, jeżeli wcześniej pracował zdalnie.

W przypadku pracownika-rodzica dziecka do 4. roku życia, pracownicy w ciąży czy opiekuna osoby z niepełnosprawnością uzasadnienie ma szczególne znaczenie. Brak wyjaśnienia albo bardzo ogólne stwierdzenie może zostać ocenione jako naruszenie zasady równego traktowania.

Rola PIP i możliwe spory

Państwowa Inspekcja Pracy nie będzie badała, czy pracodawca faktycznie nie mógł wprowadzić pracy zdalnej na danym stanowisku. Inspektor nie ma pełnej wiedzy o procesach wewnętrznych, więc skupi się na weryfikacji strony formalnej odmowy.

Jeśli pracownik uzna, że przyczyna jest pozorna, a w podobnej sytuacji inni zatrudnieni otrzymali zgodę, może rozważyć spór przed sądem pracy. Wtedy to firma będzie musiała przekonująco wykazać, że organizacja pracy lub rodzaj pracy rzeczywiście wykluczały pracę zdalną w konkretnym przypadku.