Kiedy firma zatrudnia pracownika spoza Unii Europejskiej, obok umowy i tytułu do pracy pojawia się jeszcze jedna formalność: ubezpieczenie dla cudzoziemca, które nowy pracownik musi mieć, zanim złoży wniosek o wizę albo o pobyt. To temat, który w dziale kadr pojawia się rzadziej niż inne formalności, dlatego dobrze jest poznać go zawczasu, zamiast tłumaczyć pracownikowi wszystko w ostatniej chwili.
Polisę dla pracownika z zagranicy kupuje się najczęściej przez internet, samodzielnie albo z pomocą pracodawcy, na przykład w serwisie ubezpieczenie-cudzoziemca.pl, a potwierdzenie ochrony trafia od razu do skrzynki mailowej.
Kiedy pracownik z zagranicy potrzebuje własnej polisy
Zatrudnienie cudzoziemca zwykle zaczyna się od strony pracownika: musi mieć tytuł pobytowy, czyli wizę albo, przy dłuższych kontraktach, zezwolenie na pobyt czasowy. Do obu wniosków dołącza się dowód ubezpieczenia zdrowotnego albo ochrony na wypadek kosztów leczenia, ważny przez cały okres, na jaki wystawiono dokument pobytowy. Bez tego załącznika komplet dokumentów jest niepełny, niezależnie od tego, jak dobrze przygotowane są pozostałe papiery.
Osobna polisa przydaje się też wtedy, gdy pracownik przyjeżdża z rodziną: dziećmi albo współmałżonkiem, którzy osobno starają się o swój tytuł pobytowy. Wtedy każda z tych osób potrzebuje własnego dokumentu ubezpieczeniowego, dopasowanego do jej planowanego okresu pobytu w Polsce.
Co w praktyce obejmuje taka ochrona
Zakres tego rodzaju polisy nie jest tajemnicą, choć różni się szczegółami między ofertami. W praktyce chodzi o pokrycie kosztów leczenia w razie nagłego zachorowania albo wypadku, koszty pobytu w szpitalu oraz zorganizowanie transportu, w tym powrotu do kraju, z którego pracownik przyjechał. Dokładny zakres i wyłączenia zawsze określa dokument warunków konkretnej polisy, dlatego dobrze, żeby pracownik przeczytał go przed zakupem, a nie dopiero w razie potrzeby.
Kto może kupić polisę i jak wygląda zakup
Polisę może kupić sam pracownik, jeszcze przed przyjazdem albo tuż po nim, a czasem robi to dział kadr w porozumieniu z pracownikiem. Formularz zakupu wymaga podstawowych danych:
-
dane osobowe pracownika i adres do korespondencji
-
planowany termin rozpoczęcia i zakończenia pobytu
-
kraj, z którego pracownik przyjeżdża
-
zakres ochrony odpowiedni do rodzaju wniosku
Cała transakcja odbywa się bez wizyty w placówce, a potwierdzenie przychodzi w postaci pliku, który można wydrukować albo dołączyć bezpośrednio do wniosku. Dla działu kadr oznacza to jedną rzecz mniej do pilnowania osobiście.
Jakie dokumenty trafiają do akt pracownika
Do akt osobowych, obok umowy i kopii dokumentu podróży, trafia też potwierdzenie ubezpieczenia: data początku i końca ochrony, zakres oraz numer polisy. Te kilka informacji wystarczy, żeby dział kadr wiedział, do kiedy pracownik ma ochronę i kiedy trzeba pomyśleć o jej odnowieniu. Jeśli pracownik zmienia pracodawcę albo przedłuża pobyt, ta sama teczka ułatwia szybkie sprawdzenie, jakie dokumenty są już na miejscu, a jakich wciąż brakuje.
Przydaje się też kopia wniosku, do którego dokument był załączony, bo urząd czasem prosi o dosłanie duplikatu, a wtedy szybciej sięgnąć po własną teczkę niż prosić pracownika o ponowne szukanie papierów.
Obowiązki pracodawcy przy zatrudnianiu osoby spoza Unii Europejskiej
Samo ubezpieczenie pracownika nie zwalnia firmy z pozostałych obowiązków. Zatrudnienie cudzoziemca wymaga też tytułu do pracy: zezwolenia albo oświadczenia o powierzeniu jej wykonywania, w zależności od kraju pochodzenia i rodzaju umowy. Te sprawy prowadzi się równolegle, w urzędzie wojewódzkim albo w powiatowym urzędzie pracy, najlepiej zanim pracownik faktycznie zacznie pracę, żeby uniknąć przerwy między formalnościami a pierwszym dniem w firmie. Warto rozdzielić te dwa wątki już na starcie, żeby nikt w firmie nie zakładał, że jeden dokument załatwia obie sprawy naraz.
Podsumowanie dla działu kadr
Poniższa lista pomaga sprawdzić, czy sprawa ubezpieczenia pracownika z zagranicy jest domknięta, zanim zacznie się kolejny etap zatrudnienia.
1. poproś pracownika o kopię polisy albo kup ją w jego imieniu, jeśli macie takie ustalenie
2. sprawdź, czy okres ochrony pokrywa się z terminem wskazanym we wniosku pobytowym
3. dołącz potwierdzenie ubezpieczenia do akt osobowych razem z kopią dokumentu podróży
4. zweryfikuj tytuł do pracy: zezwolenie albo oświadczenie o powierzeniu jej wykonywania
5. ustal z pracownikiem, kto zajmie się odnowieniem polisy, jeśli pobyt się przedłuży
Artykuł sponsorowany
